本主題內(nèi)容

使Word文檔易于訪問的最佳做法

在 Word 中工作時(shí)檢查輔助功能

避免使用表

使用內(nèi)置標(biāo)題、副標(biāo)題和標(biāo)題樣式

創(chuàng)建段落橫幅

向視覺對(duì)象中添加替換文字

添加可訪問的超鏈接文本和屏幕提示

使用易于訪問的字體格式和顏色

創(chuàng)建輔助列表

調(diào)整句子與段落之間的間距

使用 沉浸式閱讀器 測(cè)試輔助功能

使Word文檔易于訪問的最佳做法

下表包含創(chuàng)建殘障人士可訪問 Word 文檔的主要最佳做法。

要修復(fù)的內(nèi)容

如何查找

修復(fù)原因

修復(fù)方法

避免常見的輔助功能問題，例如缺少可選文字 (替換文字) 和低對(duì)比度顏色。

使用 輔助功能檢查器。

讓每個(gè)人都能夠輕松閱讀文檔。

在 Word 中工作時(shí)檢查輔助功能

通常，如果可能，請(qǐng)避免表，并用另一種方式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。

如果必須使用表，請(qǐng)僅對(duì)數(shù)據(jù)使用簡(jiǎn)單的表結(jié)構(gòu)，并指定列標(biāo)題信息。

若要確保表不包含拆分單元格、合并單元格或嵌套表，請(qǐng)使用 輔助功能檢查器。

直觀地掃描表，檢查它們沒有任何完全空白的行或列。

屏幕閱讀器通過對(duì)表格單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)，持續(xù)跟蹤它們?cè)诒碇械奈恢谩?如果表嵌套在另一個(gè)表中，或者單元格被合并或拆分，屏幕閱讀器將丟失計(jì)數(shù)，并且無法在該點(diǎn)之后提供有關(guān)該表的有用信息。 表中的空白單元格也可能會(huì)誤導(dǎo)使用屏幕閱讀器的用戶認(rèn)為表中沒有其他內(nèi)容。

避免使用表

使用表標(biāo)題

使用內(nèi)置標(biāo)題、副標(biāo)題和標(biāo)題樣式

創(chuàng)建段落橫幅

使用內(nèi)置的標(biāo)題和樣式。

若要檢查標(biāo)題的順序是合乎邏輯的，請(qǐng)直觀地掃描文檔的目錄。

若要保留 Tab 鍵順序并使屏幕閱讀器更容易閱讀文檔，請(qǐng)使用 Word 中的邏輯標(biāo)題順序和內(nèi)置格式設(shè)置工具。

還可以使用段落橫幅來組織內(nèi)容。

使用內(nèi)置標(biāo)題、副標(biāo)題和標(biāo)題樣式

創(chuàng)建輔助列表

調(diào)整句子與段落之間的間距

創(chuàng)建段落橫幅

包含所有視覺對(duì)象的替換文字。

若要查找缺少的替換文字，請(qǐng)使用 輔助功能檢查器。

替換文字可幫助看不到屏幕的用戶了解圖像和其他視覺對(duì)象中的重要內(nèi)容。

向視覺對(duì)象中添加替換文字

添加有意義的超鏈接文本和屏幕提示。

要確定超鏈接文本作為獨(dú)立信息是否有意義，及其是否為讀者提供有關(guān)所指向目標(biāo)的準(zhǔn)確信息，請(qǐng)以直觀地方式瀏覽文檔。

使用屏幕閱讀器的用戶有時(shí)會(huì)瀏覽鏈接列表。

添加可訪問的超鏈接文本和屏幕提示

確保顏色不是傳達(dá)信息的唯一方式。

若要查找顏色編碼的實(shí)例，請(qǐng)以直觀地方式瀏覽文檔。

失明、弱視或色盲用戶可能會(huì)遺漏特定顏色傳達(dá)的含義。

使用易于訪問的字體格式

對(duì)文本和背景色使用足夠高的對(duì)比度。

若要查找顏色對(duì)比度不足的內(nèi)容，請(qǐng)使用輔助功能檢查器。

還可以在文檔中查找難以閱讀或難以與背景區(qū)分開的文本。

文檔的文本和背景之間的對(duì)比度較高時(shí)，更多用戶可以查看并使用其內(nèi)容。

使用易于訪問的字體顏色

避免在文檔的頁(yè)眉或頁(yè)腳部分寫入重要信息。

頁(yè)眉和頁(yè)腳僅在“打印布局”視圖和“打印預(yù)覽”中可見。

雙擊頁(yè)眉或頁(yè)腳以激活和編輯其內(nèi)容。

使用屏幕閱讀器人員會(huì)錯(cuò)過重要信息，因?yàn)槠聊婚喿x器不會(huì)掃描頁(yè)眉或頁(yè)腳。

使用內(nèi)置的標(biāo)題、副標(biāo)題和標(biāo)題樣式 在文檔正文中包含標(biāo)題、副標(biāo)題、頁(yè)碼和所有其他重要信息。

在“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”部分中包括任何冗余信息。

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在 Word 中工作時(shí)檢查輔助功能

輔助功能檢查器是一種工具，用于審查內(nèi)容并標(biāo)記遇到的輔助功能問題。 它解釋了為什么每個(gè)問題都可能是殘障人士的潛在問題。 輔助功能檢查器還建議如何解決出現(xiàn)的問題。

在 Word 中，輔助功能檢查器在創(chuàng)建文檔時(shí)自動(dòng)在后臺(tái)運(yùn)行。 如果輔助功能檢查器檢測(cè)到輔助功能問題，則會(huì)在狀態(tài)欄中收到提醒。

若要手動(dòng)啟動(dòng)輔助功能檢查器，請(qǐng)選擇“ 查看 > 檢查輔助功能”。 “ 輔助功能 ”窗格隨即打開，你現(xiàn)在可以查看和修復(fù)輔助功能問題。 有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)轉(zhuǎn)到使用輔助功能檢查器改進(jìn)輔助功能和檢查文檔輔助功能。

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避免使用表

通常，如果可能，請(qǐng)避免使用表，并用其他方式顯示數(shù)據(jù)，例如帶有標(biāo)題和橫幅的段落。 對(duì)于使用“放大鏡”的用戶來說，寬度固定的表可能難以閱讀，因?yàn)榇祟惐韽?qiáng)制將內(nèi)容設(shè)置為特定大小。 這使得字體非常小，這會(huì)強(qiáng)制放大鏡用戶水平滾動(dòng)，尤其是在移動(dòng)設(shè)備上。

如果必須使用表，請(qǐng)遵循以下準(zhǔn)則，確保表盡可能易于訪問：

避免使用固定寬度表。

請(qǐng)確保表在所有設(shè)備（包括手機(jī)和平板電腦）上正確呈現(xiàn)。

如果表中有超鏈接，請(qǐng)編輯鏈接文本，使其有意義，并且不會(huì)中斷句中。

確保使用放大鏡輕松閱讀文檔。 例如，將文檔草稿發(fā)送給自己并在移動(dòng)設(shè)備上查看，以確保用戶無需在手機(jī)上水平滾動(dòng)文檔。

使用表標(biāo)題。

使用 沉浸式閱讀器 測(cè)試輔助功能。

使用內(nèi)置標(biāo)題、副標(biāo)題和標(biāo)題樣式

標(biāo)題、 副標(biāo)題和標(biāo)題旨在通過視覺和輔助技術(shù)進(jìn)行掃描。

使用內(nèi)置的 標(biāo)題 和 副標(biāo)題 樣式，專門用于文檔的標(biāo)題和副標(biāo)題。

理想情況下，標(biāo)題會(huì)解釋文檔部分的內(nèi)容。 使用內(nèi)置標(biāo)題樣式并創(chuàng)建描述性標(biāo)題文本，使屏幕閱讀器用戶能夠更輕松地確定文檔的結(jié)構(gòu)并導(dǎo)航標(biāo)題。

按規(guī)定的邏輯順序組織標(biāo)題，不要跳過標(biāo)題級(jí)別。 例如，使用 標(biāo)題 1、 標(biāo)題 2、標(biāo)題 3，而不是 標(biāo)題 3、 標(biāo)題 1 和 標(biāo)題 2。 將文檔中的信息組織成小塊。 理想情況下，每個(gè)標(biāo)題中只包含幾個(gè)段落。

有關(guān)如何使用標(biāo)題和樣式的分步說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到 使用標(biāo)題樣式改進(jìn)輔助功能。

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向視覺對(duì)象中添加替換文字

替換文字可幫助看不到屏幕的用戶了解視覺內(nèi)容中的重要內(nèi)容。 可視內(nèi)容包括圖片、SmartArt 圖形、形狀、組、圖表、嵌入對(duì)象、墨跡和視頻。 在替換文字中，簡(jiǎn)要描述圖像并提及其意圖。 屏幕閱讀器閱讀文本，以便向看不到圖像的用戶描述圖像。

避免將在圖像中使用文字作為傳達(dá)重要信息的唯一方法。 如果必須在圖像中使用文字，請(qǐng)?jiān)谖臋n中重復(fù)該文字。 在替換文字中簡(jiǎn)要介紹圖像，并提及圖像中存在文字以及該文字的用途。

提示: 要撰寫優(yōu)秀的替換文字，請(qǐng)確保以簡(jiǎn)練而沒有歧義的方式表達(dá)圖像的內(nèi)容和用途。 替換文字不應(yīng)長(zhǎng)于一兩個(gè)短句，大多數(shù)情況下，一些經(jīng)過深思熟慮的字詞即可實(shí)現(xiàn)。 請(qǐng)勿重復(fù)使用圖像周圍環(huán)繞的文字內(nèi)容作為替換文字，也不要使用表示圖像的短語(yǔ)，例如“一張圖”或“一幅圖像”。 有關(guān)如何編寫替換文字的詳細(xì)信息，請(qǐng)轉(zhuǎn)到 編寫有效替換文字需要知道的一切。

有關(guān)如何添加替換文字的分步說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到 向形狀、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他對(duì)象添加可選文字。

若要查找缺少的替換文字，請(qǐng)使用 輔助功能檢查器。

注意: 

對(duì)于音頻和視頻內(nèi)容，除了替換文字外，還包括為失聰或有聽力困難的人提供隱藏式字幕。

無需將圖表中的對(duì)象分組，而是將關(guān)系圖平展為圖片，并向圖片添加替換文字。 如果對(duì)對(duì)象進(jìn)行分組，子對(duì)象仍按 Tab 鍵順序排列，并包含組。

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添加可訪問的超鏈接文本和屏幕提示

使用屏幕閱讀器的用戶有時(shí)會(huì)瀏覽鏈接列表。 鏈接應(yīng)準(zhǔn)確清晰地傳達(dá)有關(guān)所指向目標(biāo)的信息。 例如，避免使用鏈接文本，例如“單擊此處”、“查看此頁(yè)面”、“轉(zhuǎn)到此處”或“了解詳細(xì)信息”。 請(qǐng)改為包含目標(biāo)頁(yè)面的完整標(biāo)題。 還可添加屏幕提示，將鼠標(biāo)懸停在包含超鏈接的文本或圖像上時(shí)，將顯示該屏幕提示。

提示: 如果超鏈接的目標(biāo)頁(yè)上的標(biāo)題提供了頁(yè)面上的內(nèi)容的準(zhǔn)確摘要，請(qǐng)將其用于超鏈接文本。 例如，此超鏈接文本與目標(biāo)頁(yè)上的標(biāo)題匹配： 編寫有效替換文字所需的全部?jī)?nèi)容。

有關(guān)如何創(chuàng)建輔助超鏈接和屏幕提示的分步說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到在Word中創(chuàng)建輔助鏈接和創(chuàng)建或編輯超鏈接。

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使用易于訪問的字體格式和顏色

可訪問的字體不會(huì)排除或減慢閱讀文檔的任何人的閱讀速度，包括弱視或閱讀障礙者或盲人。 正確的字體可提高文檔的易讀性和可讀性。

有關(guān)如何更改默認(rèn)字體的說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到更改Word中的默認(rèn)字體。

使用易于訪問的字體格式

下面是一些可供參考的思路：

若要降低閱讀負(fù)載，請(qǐng)選擇熟悉的無襯線字體，例如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母以及過多的斜體或下劃線。

有視力障礙的人可能會(huì)錯(cuò)過特定顏色傳達(dá)的含義。 例如，為顏色編碼的超鏈接文本添加下劃線，以便色盲用戶知道文本已鏈接，即使他們看不到該顏色。

對(duì)于標(biāo)題，請(qǐng)考慮使用粗體或較大的字體。

如果使用顏色來指示狀態(tài)，請(qǐng)?zhí)砑有螤睢?例如，如果使用綠色表示“通過”，

添加復(fù)選標(biāo)記符號(hào);如果使用紅色表示“失敗”，則添加大寫 X

。

使用易于訪問的字體顏色

文檔中的文本應(yīng)在高對(duì)比度模式下可讀。 例如，使用亮色或色譜對(duì)側(cè)的高對(duì)比度配色方案。 例如，黑白方案有助于色盲人士區(qū)分文本和形狀。

下面是一些可供參考的思路：

若要確保文本在高對(duì)比度模式下顯示良好，請(qǐng)使用字體顏色的 “自動(dòng) ”設(shè)置。 有關(guān)如何在 Word 中更改字體顏色的說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到 更改字體顏色。

使用 輔助功能檢查器 分析文檔并發(fā)現(xiàn)顏色對(duì)比度不足。 該工具現(xiàn)可檢查文本中文本顏色相對(duì)于頁(yè)面顏色、表格單元格背景、突出顯示、文本框填充顏色、段落底紋、形狀和 SmartArt 填充、頁(yè)眉和頁(yè)腳及鏈接的對(duì)比度。

使用 顏色對(duì)比度分析器，這是一款免費(fèi)應(yīng)用，可分析顏色和對(duì)比度，幾乎立即顯示結(jié)果。

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創(chuàng)建輔助列表

若要使屏幕閱讀器更輕松地閱讀文檔，請(qǐng)將文檔中的信息組織成小塊，例如項(xiàng)目符號(hào)列表或編號(hào)列表。

設(shè)計(jì)列表，以便無需在列表中間添加沒有項(xiàng)目符號(hào)或數(shù)字的純段落。 如果列表按純段落劃分，某些屏幕閱讀器可能會(huì)報(bào)錯(cuò)列表項(xiàng)數(shù)。 此外，用戶可能會(huì)在列表中間聽到他們正在離開列表。

有關(guān)如何創(chuàng)建列表的分步說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到 創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)列表或編號(hào)列表。

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調(diào)整句子與段落之間的間距

有閱讀障礙人員描述在頁(yè)面上看到文本“一起游動(dòng)”， (將一行文本壓縮成) 下面的行。 還經(jīng)常看到文字重疊或變形。 若要減少閱讀負(fù)載，可以增加句子和段落之間的空白。

有關(guān)如何調(diào)整間距的分步說明，請(qǐng)轉(zhuǎn)到調(diào)整Word中的縮進(jìn)和間距。

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使用 沉浸式閱讀器 測(cè)試輔助功能

嘗試使用沉浸式閱讀器閱讀文檔，以檢查它的聲音。

在文檔中，選擇“查看 > 沉浸式閱讀器”。

在“沉浸式閱讀器”選項(xiàng)卡上，選擇“大聲朗讀”。

若要退出沉浸式閱讀器，請(qǐng)選擇“關(guān)閉沉浸式閱讀器”。

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另請(qǐng)參閱

適用于輔助功能檢查器的規(guī)則

編寫有效可選文字的須知

使 Excel 文檔便于殘疾人士訪問

使 PowerPoint 演示文稿便于殘疾人士訪問

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